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履歴書の郵送方法には、細かなマナーやルールがあります。宛先の書き方、封入方法、郵送マナーにいたるまで、一つ間違えると印象が大きく変わることもあるでしょう。この記事では、履歴書を郵送する際の正しい手順と注意点について詳しく解説します。履歴書の郵送は、求職活動を成功させるために大切な過程です。履歴書を郵送する際に知っておくべきポイントをしっかりと押さえておきましょう。
履歴書の郵送方法は「普通郵便」が一般的
履歴書を送付する際には、特別な指示がなければ「普通郵便」で郵送しましょう。普通郵便は、速達や書留などの特殊なサービスを利用せず、通常の手紙や小包を送るための一般的な郵送方法です。配達に数日から数週間かかる場合があり、配達日時の指定や追跡はできませんが、安価であり、一般的な文書や商品を送る際に利用されます。
普通郵便以外の履歴書の郵送方法
履歴書を急いで送付する必要がある場合や配達情報が知りたい場合は、以下のような普通郵便以外の方法で送ることもできます。
速達
「速達」は、履歴書を短期間で送る際に便利な郵送方法です。通常の郵便料金に加えて速達料金が必要ですが、ほとんどの地域で差出日の翌日、もしくは翌々日までに配達されます。速達を用いると、届け先に対して迅速に対応しているといった印象を与えられますが、提出締切日の直前に提出した場合、採用担当者に計画性のない印象を与えてしまう可能性があるため、注意しましょう。
特定記録郵便
履歴書の配達状況を確認したい場合は、「特定記録郵便」を利用しましょう。特定記録郵便を利用すると、履歴書を送った記録がのこり、Web上で配達状況を確認できます。特定記録郵便は、通常の郵便料金に加えて特定記録料金の160円が必要ですが、通常の郵便物と同様、届け先の郵便受けに届けられ、受領印が不要であるため、応募先の企業が受け取る際の手間もかかりません。
レターパックライト
「レターパックライト」は、履歴書の配達状況が知りたい場合に便利な郵送方法です。レターパックライトは、A4サイズの専用封筒を使用し、内容物の重量が4kgまでであれば、全国どこでも一律370円で送ることが可能で、Web上で配送状況を追跡できます。届け先の郵便受けに直接配達されるため、受取人の受領印や署名も不要です。
なお、レターパックには、もう一つのタイプとして「レターパックプラス」がありますが、こちらは受取人の受領印や署名が必要で、対面での受け取りが前提となるため、履歴書の送付には向きません。
簡易書留は避けたほうがよい
「簡易書留」は、大切な書類を安心して送ることのできる郵送方法です。郵便物の配達過程を確認でき、さらに郵便物が届かない場合には、最大5万円まで補償されます。ただし、配達時に受取人の署名または受領印を必要とするため、履歴書の郵送方法としてはふさわしくありません。
また、受取人が在宅していない場合は、再配達が必要となり、履歴書が期待どおりのタイミングに届かないといったリスクもあります。
NGな履歴書の郵送方法
履歴書は、「信書」に該当します。信書をメール便で送る行為は、法律違反にあたるため、注意しましょう。
信書とは、特定の受取人に対して差出人の意思や事実を通知する文書であり、これには履歴書、請求書、証明書などが含まれます。法律では、これらの文書は郵便事業者によってのみ配達されるべきと規定されています。
メール便を利用した場合、これらの重要文書の扱いについて適切な保護が行われないといったリスクがあり、万が一の郵送トラブル時にも適切な対応が保証されません。また、履歴書をメール便で送る行為は、応募先の企業に対しても非常識な印象を与えてしまうでしょう。
履歴書を郵送する際のマナー
ここからは、履歴書を郵送する際のマナーについて解説します。
郵便局の窓口で手続きするのがマナー
履歴書を郵送する際には、郵便局の窓口で手続きすることがマナーとされています。窓口であれば、郵便物の重さを正確に計測し、適切な料金を確定できるため、郵便料金の不足が原因で履歴書が届かないといった事態を防ぐことができます。また、郵便局の職員が直接対応することで、配送方法の相談や疑問についても即座に解決できるといったメリットもあります。
ただし、履歴書・職務経歴書のみ郵送する場合は、重さは通常だと考えられるのでその限りではありません。課題やポートフォリオ、必要書類など大量に郵送する場合があるときは窓口を利用するようにしましょう。
送付状を添付すること
履歴書を郵送する際には、必ず送付状を添付しましょう。内容物をすぐに把握できる送付状を添付することで、採用担当者に丁寧な印象を与えられます。送付状は、A4サイズの紙にパソコンで作成し、どのような意図で書類を送るのかを説明したうえで、連絡先や同封書類のリストを明記してください。また、簡潔に自己紹介と志望動機を記載するのが一般的です。
クリアファイルに入れて封筒に入れること
履歴書を郵送する際は、クリアファイルに挟んでから封筒に入れましょう。クリアファイルに入れることで、履歴書や職務経歴書などの重要書類が折れ曲がったり、郵送時に濡れたり、汚れたりすることを防げます。使用するクリアファイルは、書類が見やすく、取り出しやすいように、無地で透明な新品のものをおすすめします。
挟む書類は、送付状を一番上にし、その下に履歴書、職務経歴書を重ねます。すべての書類を上向きにしてそろえ、開封時に採用担当者がスムーズに閲覧できるように配慮しましょう。
封筒はのりで封をすること
履歴書を郵送する際の封筒は、のりで封をし、郵送中に不意に開封されるのを防ぎましょう。使用するのりは、強力な粘着力で封筒をしっかりと保持する液体のりがおすすめです。セロハンテープは、粘着力が不安定であり、容易に剥がれるリスクがあります。のりがない場合は、両面テープでも構いません。封筒に両面テープがある場合は、そのまま使用します。さらに、封筒を閉じたあとには、未開封であることを示す「〆」マークを書いて、封の信頼性を高めましょう。
いくらのりや両面テープがないからといって、ガムテープを利用するのは避けるようにしてください。
履歴書を郵送したらメールを送ったほうがよい？
基本的には、履歴書を郵送したあと、その旨をメールで報告する必要はありません。ただし、採用担当者とのやり取りの中で「念のため、郵送後に連絡を入れください」と依頼された場合や、とくに重要な書類の送付で確認を求められた場合は、郵送完了した旨をメールで報告しましょう。
報告メールが必要な場合は、郵送手続きが完了した直後に送るのが一般的です。メールには、郵送した日付と到着予定日を明記し、必要に応じて追跡番号も提供するとよいでしょう。
知っておきたい！履歴書を入れる封筒の書き方・マナー
履歴書を郵送する際の封筒は、履歴書を折らずにきれいな状態で送付できる「角形2号」または「角形A4号」を使用しましょう。封筒の色は、清潔感のある白色が一般的です。宛先の記入は、縦書きで行い、郵便番号、住所、企業名または部署名、宛名を丁寧に記入します。敬称は、個人宛の場合は「様」を、企業や部署宛の場合は「御中」をつけてください。また、「履歴書在中」という文言を封筒の表面に赤色で記載し、内容物が履歴書であることを明確にしましょう。封筒の裏面には、差出人の住所と氏名を書きます。
履歴書を郵送する前のチェックポイント
履歴書を郵送する前に最終チェックができるよう、確認すべきチェックポイントを以下のリストにまとめてみました。ぜひ、参考にしてください。
| チェックリスト | チェック |
|---|---|
| 封筒に誤字脱字はないか | □ |
| 敬称に間違いはないか | □ |
| 送付物の抜け漏れはないか | □ |
| 赤字で「履歴書在中」という文言を書いているか | □ |
| 送付書類の向きをそろえてクリアファイルに入れたか | □ |
| 送付状は入れたか | □ |
| 封字として「〆」マークを書いたか | □ |
| のりでしっかり封をしてあるか | □ |
| 郵送する際に履歴書のコピーを取ったか | □ |
| 切手を真っすぐ貼ったか | □ |
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履歴書の準備や郵送方法には、さまざまなマナーがあります。時間と労力が必要となるため、早めに準備しておく必要があるでしょう。自分の好きな時間に合わせて効率的に働きたい人には、スキマ時間にすぐ働ける「タイミー」の利用をおすすめします。タイミーの登録には、免許証などの身分証明書が必要ですが、履歴書や面接は不要です。いつでも気軽に応募したいという人は、ぜひタイミーを活用してみましょう。
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