履歴書の添え状・送付状の書き方とテンプレート｜マナーをわかりやすく解説【無料でダウンロード可能】

履歴書を送付する際に同封する添え状・送付状は、採用担当者に書類の内容を伝えるための大切な役割を果たします。とはいえ、正しい書き方や送付する際のマナーがわからないという人も珍しくありません。

そこで本記事では、添え状・送付状の書き方やマナー、封筒に入れる方法について詳しく解説するとともに、ダウンロードして使えるテンプレート、うっかりミスを防ぐためのチェックリストを用意しています。

履歴書を郵送する際に添え状・送付状は必要？

履歴書を送付する際に同封する添え状・送付状には、採用担当者に「誰が」「何を送ったのか」を明示する意味があります。

採用担当者は、多くの履歴書を受け取るため、添え状・送付状があれば差出人と内容の概要をすぐに把握でき、履歴書の確認をスムーズに行えます。添え状・送付状は、同封されていなかったとしても面接の評価に直結するわけではありませんが、社会人マナーとして送付する履歴書には、必ず同封するようにしましょう。

履歴書の添え状・送付状の書き方

履歴書の添え状・送付状には、「日付」「宛名」「署名」「件名」「頭語」「前文」「本文」「結語」「同封書類」の9点を書きます。ビジネス文書のルールに基づいて、書く位置に注意しながら作成しましょう。

①日付

ビジネス文書では、「日付」を右上に記載するという決まりがあります。この「日付」は、記入日ではなく、履歴書をポストに投函する日のことを指します。

「年」は、西暦または和暦のどちらかを使用しますが、同封する履歴書と一致する表記で省略せずに記載してください。

②宛名

「宛名」は、「日付」から一段下げた左上に記載しましょう。社名を省略したり、株式会社名を「（株）」と書いたりすることは避け、正式名称で記載することが大切です。

申し込む企業名、採用担当者の所属部署、名前を正確に記載し、部署宛の場合は「御中」を、個人宛の場合は「様」をつけます。宛先が長い場合は、適宜改行を入れ、バランスよく書きましょう。

③署名

「署名」は、申し込み先の宛先よりも下部に右寄せで配置し、自分の「郵便番号」「住所」「電話番号」「氏名」を書きます。「住所」は、都道府県名を省略せずに明記し、「氏名」はフルネームで記載してください。「電話番号」は、迅速に連絡が取れる携帯電話番号を選択しましょう。また、必要に応じて「メールアドレス」を追記すると、より丁寧です。

④件名

「件名」の記載は、なくても問題ありませんが、あるとより丁寧な印象になり、受け取った人が内容をすぐに確認できます。用件としては、「履歴書、職務経歴書の送付について」などと記述しましょう。

⑤前文

「前文」とは、本文の前置きとなる文章です。書き出しには、頭語の「拝啓」を入れ、結語の「敬具」で締めます。頭語のあとには1文字分のスペースを入れ、「時候の挨拶」「挨拶文」を記載します。「挨拶文」は、相手の発展を喜ぶ言葉を使用しましょう。また、「時候の挨拶」を省いて「挨拶文」のみをシンプルに記載しても問題ありません。次に、申し込んだ経緯や求人に申し込む旨を記載します。

⑥本文

「本文」では、書類選考や面接の希望をシンプルな構成で明確に伝えましょう。募集要項とスキルを結びつけて「志望動機」「自己PR」を簡潔に書き、最後に書類選考を通過したら面接を希望する旨を伝え、結びの言葉で締めくくります。

具体的な例文は、以下のとおりです。

⑦結語

結語の「敬具」は、右寄せで記載します。頭語と結語には「謹啓・謹白」「前略・草々」など、さまざまな組み合わせがありますが、ビジネス文書では「拝啓・敬具」をつかうのが適切です。

⑧同封書類

結語のあとは、改行して中央に「記」と記載し、その下に同封書類を枚数とともに箇条書きで明記しましょう。最後に、右寄せで「以上」と記入して文章を締めくくります。

履歴書の添え状・送付状のテンプレート

以下、ダウンロードしてつかえる添え状・送付状のテンプレートを用意しています！ぜひご活用ください。

履歴書の添え状・送付状を書く際のマナー

ここでは、履歴書の添え状・送付状を書く際のマナーについて紹介します。履歴書の添え状・送付状は、受け取る採用担当者が管理しやすいように配慮して作成しましょう。

紙のサイズ

添え状・送付状の用紙は、履歴書サイズと同じくA4サイズをつかいます。A4サイズの用紙は、ビジネス文書で一般的に使用されており、採用担当者にとっては、確認・管理のしやすい大きさです。

紙の種類

添え状・送付状の用紙は、ビジネスの現場で一般的に使用されることの多いコピー用の普通紙を使用しましょう。用紙には、上質紙のような高級感のあるものや、贈りものの送付状に使用する「一筆箋」などさまざまな種類がありますが、ビジネス文書としてはふさわしくありません。

作成方法

ビジネス文書である添え状・送付状は、手書きではなく、パソコンで作成するのが一般的です。Wordを使用して横書きで作成し、特殊なフォントをつかわず、ビジネスの場にふさわしい明朝体やゴシック体でシンプルに書くのが基本です。

なお、パソコンで作成した添え状はコンビニで印刷できるため、プリンターを持っていなくても問題ありません。

＜チェックリスト＞添え状・送付状や履歴書を封筒に入れる前に確認しておきたいこと

以下、添え状・送付状や履歴書を封筒に入れる前に確認する項目について、チェックリストにまとめてみました。「履歴書の日付をあとで記入しようとして忘れてしまった」などといったケアレスミスをしないためにも、しっかりと確認してから封をすることが大切です。

添え状・送付状や履歴書を封筒に入れる方法

ここでは、添え状・送付状や履歴書を封筒に入れる方法について、確認しておきましょう。封筒に入れる際にも、社会人としてのマナーがあります。

封筒に入れる際は添え状・送付状が一番上になるようにする

添え状・送付状は、受け取った人が封筒から書類を出したとき、最初に目に入るように一番上に置くことが大切です。上から「添え状・送付状」「履歴書」「職務経歴書」「その他書類」という順番に重ねて封をします。すべての書類をそろえて丁寧に重ね、上下が逆さまにならないように注意しましょう。

クリアファイルに入れて封筒に入れること

重ねた書類が折れ曲がったり、濡れたりすることを防ぐため、書類はクリアファイルに挟んでから封筒に入れましょう。クリアファイルに入れることで書類がまとまり、採用担当者が封筒から取り出すときや保管する際に扱いやすくなります。ビジネスでよく使用されている無色透明のクリアファイルを用意し、新品のものをつかいましょう。

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履歴書を入れる封筒の書き方は？マナーや注意点もわかりやすく解説 | タイミーラボ - スキマで働く、世界が広がる。

履歴書の書き方は知っていても、履歴書を入れる封筒については曖昧な知識の方も多いのではないでしょうか。履歴書だけでなく封筒も丁寧に書くことで、店舗責任者や採用担当者に好印象を持ってもらうきっかけとなります。本記事では、履歴書を入れる封筒の書き方について、マナーや注意点を交えながら詳しく解説します。

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添え状・送付状の書き方に関するよくある質問

最後に、添え状・送り状の書き方に関するよくある質問を紹介します。

Q.履歴書を添え状・送付状は手書きでもいい？

A.近年の傾向としては、添え状・送付状にはパソコンを使用するのが一般的ですが、手書きでもマナー違反ということではありません。ただし、添え状・送付状は、選考結果に大きな影響を与えるわけではないため、そこに手間をかけ過ぎることは避け、あくまでも履歴書や職務経歴書の内容を重視することが大切です。

Q.履歴書の添え状・送付状はどんな紙に書く？

A.パソコンで作成する履歴書の添え状・送付状には、A4のコピー用紙を使用するのが一般的です。一方で、手書きの場合は縦書きで書く必要があるため、縦書き用の罫線がついた便箋をつかいます。その場合は、色・柄などの装飾がなく、ビジネス文書に適した無地の便箋を選びましょう。

Q.履歴書を持参する場合、添え状・送付状は必要？

A.添え状・送付状は、書類を郵送する際に、相手側に中身をお知らせするために同封する書類です。企業の担当者に直接手渡しする場合、添え状は必要ありませんが、あっても問題はありません。ただし、持参する場合も、履歴書が折り曲がらないようにクリアファイルに挟んで封筒に入れたものを持参するのがマナーです。また、封筒には、氏名に加えて「履歴書在中」などと記載しておきましょう。

まとめ

履歴書を送付する際は、添え状・送付状を同封するのがマナーです。正しい書類作成は、採用担当者によい印象を与えます。本記事で紹介した書き方やテンプレートを活用し、履歴書送付のプロセスをスムーズに進めてください。

タイミーラボ編集部

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