履歴書を入れる封筒の書き方は？マナーや注意点もわかりやすく解説

履歴書の書き方は知っていても、履歴書を入れる封筒の正しい書き方や渡し方を知らない人もいるのではないでしょうか。

履歴書だけでなく封筒も丁寧に書くことで、店舗責任者や採用担当者に好印象を持ってもらうきっかけとなります。本記事では、履歴書を入れる封筒の書き方について、マナーや注意点を交えながら詳しく解説します。

履歴書を入れる封筒の書き方

通常、手紙や書類を送る場合は、

• 封筒の表面に送付先の住所と宛名
• 裏面に自分の住所と氏名

を書きます。

ただし、履歴書の送付などで企業宛てに手紙や書類を送るときは、「御中」と「様」の使い分けに注意が必要です。

また、履歴書を入れる封筒には、「履歴書在中」の文言や「〆」などの封字を書かなければならない点にも注意しましょう。

以下、会社に宛てて送る場合と、担当者個人に宛てて送る場合の封筒の書き方について解説します。

部署や会社に送る場合

履歴書を送付する際は、まず採用担当の部署または課の名称を確認しましょう。

採用担当者の名前まで特定できない場合は、会社や部署、課の名称に「御中」をつけます。「御中」は、会社、部署、店舗、施設などの団体へ宛てる場合に用いる敬称です。くれぐれも「◯◯部署様」など、書き間違えないように注意してください。

また、「履歴書在中」の表記は、目立つように赤ペンをつかって表面の左下に朱書きし、定規をつかって四角で囲みましょう。

裏面には、左下部分に自分の住所と氏名を書きます。

そして最後に、のりづけをしたうえで、きちんと封がされていることを示す「〆」の封字を書きましょう。「〆」は、申し込んだ本人が封をしたことや、誰にも開封されていないことを意味する重要な印であり、履歴書などの重要書類を郵送する際に必要な印です。

担当者など個人に送る場合

採用担当者の個人名が事前にわかっている場合は、名前の後ろに「様」と書きます。

採用を担当する部署や課の名称がわからない場合は、「◯◯株式会社 ご担当者様（採用ご担当者様）」と書くことで、相手に丁寧な印象を与えられるでしょう。

また、「様」は「御中」と併せてつかえないため、「◯◯株式会社　◯◯部御中　◯◯様」などと混同して書かないように気をつけてください。

「履歴書在中」や裏面の書き方については、会社宛てに送る場合と同様です。

企業が用意した返送用封筒がある場合

求人を申し込んだ企業から、返送用封筒をもらう場合もあります。返送用封筒には、あらかじめ返送先の住所・会社名・担当者名が記載されているケースがほとんどであるため、自身で記入する必要はありません。封筒裏面に、自分の住所・氏名のみを記入し、履歴書を入れて送付しましょう。

ただし、返送先の宛名に「行」や「宛」と書かれている場合は注意！敬称を書き直す必要があります。縦書きであれば縦の二重線、横書きであれば横の二重線を引き、「御中」「様」など宛名に合った敬称に直しましょう。その際、修正テープや修正液を用いて文字を消すことはマナー違反です。

手渡しする場合

履歴書を手渡しする場合は、受付で提出が必要になる可能性も考え、封筒に入れて持参することが望ましいです。その際、配送業者を介さないので、宛名は書かなくても構いません。

ただし、何も書いていないと何が入ってるの変わらない、誤ってどこかにいってしまう可能性があります。そのため、表面には「履歴書在中」の朱書き、裏面には自分の住所・氏名、裏面の左上には提出する日付を書いて用意しておきます。

また、面接で手渡しする場合は担当者が中身をすぐ確認するため、ふたののりづけや「〆」などの封字は不要です。中身が出ない程度にふたを折り曲げ、担当者が書類を取り出しやすいようにしておきましょう。

封筒に記載する際の注意点

封筒に住所や会社名などを記載する際は、以下のポイントに注意しましょう。

住所は都道府県から書く

宛先や自分の住所を書く際は、都道府県から書きましょう。丁目・番地・号は省略せず、ビル・マンション名、階数、部屋番号まで正確に書いてください。住所を書く前には、宛名・氏名の配置や大きさを決めておくと見栄えよく収まります。

会社名に略字を使わない

宛先の会社名には「（株）」などの略字を使わず、「株式会社」と正式名称で書きます。「株式会社」が社名の前後どちらにつくのかは会社によって異なるため、しっかりと確認しておきましょう。また、部署や課の名称がわかっているのに略すことは、マナー違反です。

宛名や自分の氏名は住所よりも大きく書く

宛名や自分の氏名は、住所よりも一回り大きく書きましょう。誤字脱字がないよう、住所とのバランスも見ながらまっすぐに書いてください。宛名を書く順番としては、以下が一般的です。

1. 会社名
2. 部署名（または役職名）
3. 個人名

履歴書を入れる封筒のマナー

次に、履歴書を入れる封筒のマナーについて解説します。封筒の選び方でも社会人としてのマナーが問われるため、しっかりと確認したうえで準備しましょう。

履歴書に用いる封筒のサイズ

履歴書を入れる封筒のサイズは、「角形A4号」または「角形2号」が一般的です。角形A4号なら、市販されているB5サイズ、A4サイズのどちらの履歴書でも折らずに入れられます。

なお、封筒は、コンビニエンスストアや100円ショップなどでも購入できます。豊富なサイズ・色から選びたい場合は、文房具店やネットショップを利用するとよいでしょう。

封筒の色

就職活動やアルバイトの申し込みでは、白色、茶色、水色などの封筒を使用するケースがほとんどですが、おすすめは「白色」です。明るく清潔感がある白色の封筒をつかうことで、相手にきちんとした印象を与えられるでしょう。また、白色の封筒なら、「履歴書在中」と朱書きしてもはっきりと見えます。

ただし、白色は中身が透けやすいため、厚めの封筒もしくは中身が透けないように二重になっている封筒を探したり、添え状を入れてみたりして、個人情報を保護するようにしましょう。

封筒に書くためのペンの色

封筒に書く際のペンの色は、黒色が基本です。濡れてインクがにじまないよう水性ペンは避け、油性ペンもしくは耐水性の高いペンを選びましょう。また、文字の読みやすさを考えると、1.0mm程度の太さのものがおすすめです。

ただし、「履歴書在中」の文言は赤字で記載するため、同様に油性の赤ペンなども用意しておきましょう。

履歴書の折り方

市販されている履歴書は、すでに二つ折りになっているものが多いため、それ以上折らずに入る封筒を用意してください。

履歴書を小さく畳むと、厚みが出て封筒から取り出しにくくなるうえ、折り目で読みづらくなってしまいます。

履歴書を封筒に入れる際の注意点

履歴書を封筒に入れる際は、次の点に注意しておきましょう。

クリアファイルに入れて封筒に入れること

履歴書を封筒に入れる際は、必ずクリアファイルに挟んでから入れるようにしましょう。クリアファイルに入れることで、書類が折れたり、汚れたりするのを防げます。ただし、クリアファイルはできる限り無地のものを使用することです。

書類を入れる順番としては、送付状・履歴書・職務経歴書・その他の書類の順に重ねて入れることが基本です。

書類の向きは、封筒とそろえ、表面に文面が来るようにして入れます。

履歴書を郵送する場合は送付状も添付すること

「送付状」とは、書類を送付する際の挨拶のほか、中身を知らせたり、補足事項を伝えたりするための書類です。「添え状」や「カバーレター」と呼ぶこともあります。

履歴書を郵送する場合は、送付状を添付するのがマナーです。送付状そのものが合否の判断基準ということではありませんが、申し込む際の書類とのクッション的な役割を果たすことで、読んでもらうためのアピールになるでしょう。送付状の書き方としては、A4サイズ1枚に収まる文量で、見本の通り以下の9点を記載します。

1. 日付
2. 宛名
3. 自分の住所・連絡先・氏名
4. 題
5. 頭語
6. 前文
7. 申し込んだ経緯や志望動機
8. 結語
9. 同封書類

文体は、「です・ます」調で統一し、「誰が」「誰に」「何を」「何のために」送ったのかを、明確に記載しましょう。また、添付する送付状は、横書きで作成することが一般的です。

郵送する場合、簡易書留は避けること

履歴書を郵送する場合、簡易書留で送るのは避けましょう。簡易書留とは、書類が送付先に届くまでの過程を記録できる方法です。万が一郵送物が届かなかった場合に最大5万円が賠償されますが、簡易書留で届いた郵便物は、直接手渡しで受け取らなければなりません。この場合、採用担当者は書類が届く度に直接受け取る必要があるため、手間がかかってしまいます。また、営業時間外や土日などで受け取りができなかった場合は、再配達が必要となり、場合によっては提出期日に間に合わなくなる可能性もあります。

履歴書を郵送する際は、普通郵便にすることが原則です。提出期日が近くて急ぐ場合は速達、配達状況を確認したい場合は特定記録郵便やレターパックを利用しましょう。

手渡しの場合、渡す相手・場所によって渡し方が異なる

履歴書を手渡しで提出する際は、面接官に直接手渡すのか、それとも受付に提出するのかによって対応が異なります。正しい渡し方やマナーを理解しておけば、当日慌てずに対応できるでしょう。

■面接官に直接手渡す場合

履歴書を面接官に直接手渡す場合は、封筒からクリアファイルごと取り出して渡しましょう。ポイントは、面接官から見て上下が正しい方向になるように渡すことです。

その際は、両手で差し出し、「履歴書をお持ちしました。本日はよろしくお願いいたします」などと一言添えて渡すと、より丁寧な印象を与えられます。また、面接前に封筒を手に持っておくと、履歴書を取り出すときもスムーズでしょう。

■受付で手渡しする場合

履歴書を受付で手渡しする場合は、封筒に入れたまま渡します。その際、相手が中身を確認することを考慮し、ふたになっている側を自分のほうに向けて差し出してください。

社会人としてのマナーチェックは、受付から始まっています。最初から気を引き締め、誠実な姿勢で臨みましょう。

履歴書を封筒に入れる前に確認しておきたいこと

ここで、履歴書を封筒に入れる前に確認しておきたいことをチェックリストにまとめました。ぜひ履歴書を封筒に入れる際の点検用に活用してください。

履歴書を入れる封筒の書き方に関するよくある質問

最後に、履歴書を入れる封筒の書き方に関するよくある質問と、その回答を紹介します。

Q.履歴書を入れる封筒は何色でもいい？

A.履歴書を入れる封筒は、白色・茶色・水色のいずれかで選びましょう。一般的に印象よく思われやすいのは、「白色」です。白い封筒なら文字も映えやすく目立つため、履歴書を送るのに適しています。

Q.履歴書の封筒を書く際にどんなペンをつかえばいい？

A.履歴書の封筒を書く際は、黒色でインクがにじまない油性ペンまたは顔料インクのペンを使用しましょう。1.0mm程度の太さがあるものだと、文字が見やすく書けます。

Q.履歴書の郵送に必要な切手はいくら？

A.角形2号の封筒で送る場合、140円分の切手があれば問題ありません。履歴書や封筒を含めた申し込みに必要な書類一式の重量は、およそ60g前後です。以下の表からもわかるように、仮に角形A4号の封筒を使用したり、書類が2～3枚増えたりしたとしても、100g以内の定形外郵便物（規格内）の郵送料金を超えることはないでしょう。

【申し込みに必要な書類一式1枚当たりのサイズ・重量】

【定形外郵便物（規格内）の郵送料金】（2023年11月20日現在）

（参照：日本郵便「第一種郵便物 手紙　料金表」（2023年11月現在）

140円切手は、郵便局やコンビニエンスストアで購入できます。切手料金に不安がある場合は、郵便局の窓口で計測し、切手を貼付してもらうとよいでしょう。

Q.「履歴書在中」は必ず書く？どこに書けばいい？

A.履歴書を入れる封筒には、郵送・手渡しに限らず、必ず「履歴書在中」と書きましょう。企業には、申し込みに必要な書類のほか、日々さまざまな郵便物が届きます。封筒表面の左下に「履歴書在中」と朱書きしておくことで、申し込み者からの書類であることが一目でわかり、重要書類として丁寧に扱ってもらえます。

なお、「履歴書在中」の朱書きは、スタンプでも構いません。スタンプなら書き損じや失敗が少なく、確実に記入できるため、複数の企業へ郵送する場合などに重宝するでしょう。

まとめ

履歴書を入れる封筒は、宛名ごとの敬称や誤字脱字に注意しながら、一字一句、丁寧に記入することが大切です。その際には、封筒の選び方や履歴書を封筒に入れるときのマナーにも気をつけて、社会人として誠実な対応を心掛けましょう。

タイミーラボ編集部

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