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アルバイトやパートの仕事を探している人のなかには、応募する数だけ履歴書を書くのは面倒だと感じる人もいるかもしれません。何社も応募する際に、毎回同じような内容を書くのは大変ですよね。そんなとき、記入済みの履歴書をコピー（複製）して使い回してもいいのでは？と考えてしまうかもしれませんが、それはNGです。
この記事では、アルバイト・パート向けに、履歴書のコピーや使い回しをしてはいけない理由について詳しく解説します。履歴書を手書きする場合はもちろん、パソコンで作成する場合の注意点もお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。なお、今回は主に手書きで履歴書を作成するケースについて解説します。仮にパソコンなどで履歴書を作成する場合も、日付や内容がコピーされたままになっていないか、確認するようにしましょう。
履歴書のコピー（複製）や使い回しは原則NG！
履歴書のコピーや使い回しは、やめましょう。一部分だけ複写・転写したり、過去に提出した履歴書を使い回したりするのもNGです。なぜなら、それは著作権の侵害になる可能性があり、採用担当者にマイナスな印象を与えてしまうからです。
履歴書作成のマナーとして、応募先ごとに一から作成することが大切です。
履歴書のコピーや使い回しをしてはいけない理由
履歴書のコピーや使い回しには、いくつかの問題点があります。ここからは、具体的にどのような理由でNGとされているのかを詳しく見ていきましょう。
理由①：著作権や商標権を侵害する恐れがある
白紙のままであっても、市販されている履歴書をコピー印刷して使い回すことは、著作権や商標権を侵害する可能性があります。理由として、市販されている履歴書用紙には、出版社や販売元の著作権があるため。無断で複製すると、著作権法違反に問われるおそれがあります。
また、企業独自のフォーマットで作成した履歴書を、そのほかの企業に提出するためにコピーしたり使い回したりすることも、商標権の侵害に当たる可能性があります。独自の履歴書フォームには、商標登録されている社名やロゴマークが記載されているケースが多く、勝手に利用すると法的トラブルに発展しかねません。たとえ、「書く内容は変えるつもりだから」と考えていても、履歴書のフォーム自体をコピーすることがNGなのです。白紙の状態であっても、無断複製は避けるのがルールといえるでしょう。
理由②：採用担当者にマイナスな印象を与えてしまう
手書きで作成した履歴書をコピーして使い回すことは、採用担当者にあまり良い印象を与えません。その企業への本気度や熱意が感じられないためです。
企業側は真剣に人材を選考しています。「適性があるか」「仲間として迎え入れたい人物か」など、履歴書の内容から応募者を評価しているのです。
そんななか、コピー印刷された履歴書を出されては、「手抜きをしている人」「仕事に対する意欲が低い人」だと思われてしまうかもしれません。せっかくの能力も、履歴書の手抜きで評価を下げるのはもったいないもの。採用担当者に「この人なら一緒に働きたい」と思ってもらうためにも、ひとつひとつの企業に向き合った履歴書づくりを心がけましょう。
理由③：志望動機や自己PRが応募する企業に合っていない可能性
白紙の履歴書をコピーして使うこともNGですが、自己PRや志望動機などの記載内容を複写・転写することも控えましょう。企業ごとに求める人材像や重視するポイントが異なるからです。内容をコピーして使い回すと、志望動機や自己PRが応募先の企業に合っていない可能性があります。
たとえば、飲食業界では「お客様対応の経験」や「チームワーク力」を重視するかもしれません。一方、販売職では「商品知識」や「コミュニケーション力」を評価することもあるでしょう。つまり、業種はもちろん、企業ごとにアピールすべき強みは変わってくるのです。
しかし、履歴書の内容をコピーしてしまうと、すべての企業に同じ内容を提出することになります。「この企業にふさわしい人物かどうか」を採用担当者が判断できないのです。
また、企業ごとの特徴を理解していないと、的外れな志望動機になってしまうことも考えられます。「この企業でなければならない理由」が明確でないと、採用担当者に熱意が伝わりません。会社のHPや求人情報をよく読み、「自分はどんな点で貢献できるのか」「なぜここで働きたいのか」を考えることが大切です。
履歴書のコピーを自分用の控えとして残すのはOK
応募先に提出する履歴書とは別に、自分用の控えを取っておく意味でコピーをするのは問題ありません。履歴書の控えは、以下のような点で役立つからです。
■面接対策ができる
履歴書に書いた内容を復習し、採用担当者の質問に的確に答えられるよう準備できます。
■書き方の改善点が見つかる
選考で落ちてしまった履歴書を確認して振り返ることで、課題や反省点を洗い出せます。また、客観的に自己分析することで、強みの伝え方やアピールポイントを見直すきっかけになります。
■次の就職・転職活動に活かせる
合格した企業の履歴書を参考にすることで、効果的な書き方のコツがをつかめます。
履歴書の控えをファイルにまとめておけば、いつでも自分の経歴を振り返ることができるでしょう。過去の自分を知ることは、きっと将来の糧になるはずです。
パソコンで作成した履歴書はコピーして大丈夫？
パソコンで履歴書を作成する場合、氏名・生年月日・住所といった基本情報であれば、コピーして再利用しても問題ありません。ただし、提出日やファイル名の部分は応募ごとに変更しましょう。
| ファイル名保存例： 「氏名履歴書.pdf」「提出日_氏名_履歴書.pdf」「【履歴書】提出日_氏名.pdf」 |
また、志望動機や自己PR、職務経歴は、企業の特性に合わせて書き換える必要があります。そのまま前の内容をコピペすると、採用担当者に「この会社に合っていない」と思われてしまう恐れがあるためです。
Web上の履歴書フォームに入力する際は、内容に誤字脱字がないか、提出前によく確認することが大切です。パソコンの履歴書は便利ですが、手を抜かないよう注意しましょう。1通1通に心を込めて作成することが何より大切です。
履歴書をパソコンで作成・印刷する際の注意点5つ
ここからは、履歴書をパソコンで作成・印刷する際に、特に気をつけたい5つの注意点について詳しく解説します。
注意点①：応募する会社ごとに記載する内容を変えること
履歴書の基本情報は共通でも、自己PRや志望動機は応募先によって変える必要があります。なぜなら、企業が求める人材像や、アピールすべき点は異なるからです。
たとえば、接客業では「お客様とのコミュニケーション力」を、事務職などのオフィスワークでは「WordやExcelのスキル」を強調するなど、業界や職種に合わせた内容にすることが大切です。募集要項をよく読み、企業の特徴を理解したうえで、自分の強みを具体的に伝えましょう。
注意点②：フォントの種類や大きさが揃っているか確認する
パソコンで履歴書を作ると、フォントの種類や大きさが統一されていないことがあります。しかし、見た目のバラつきは、採用担当者に「雑な人」という印象を与えかねません。
読みやすさを重視し、1つのフォントで揃えるようにしましょう。MS明朝やゴシック、メイリオなど、誰もが見慣れている書体を選ぶのがおすすめです。企業送付や印刷した際に文字化けを防ぐことが可能です。サイズは10.5〜11ptが適度といわれています。
また、項目ごとに文字の大きさを変えるのは控えましょう。全体を同じサイズで揃えることで、すっきりとした印象になります。
注意点③：印刷する紙の種類やサイズに気を配る
履歴書の印刷は、コピー用紙ではなく厚さ0.1～0.2mmの上質紙を使うのが望ましいとされています。コピー用紙だと厚さ0.09mmと薄く、少々安っぽく見えてしまうためです。紙の色は白、サイズはA4かB5が一般的です。ただし、応募先からサイズの指定がある場合は、指定サイズに合わせて印刷しましょう。求人票や募集要項をよく確認し、提出方法に沿った履歴書を用意することが大切です。
また、印刷の際はきれいに見えるよう、文字のかすれやにじみがないか確認をするのも重要です。行間や余白のバランスにも気を配り、全体的に読みやすいレイアウトを心がけましょう。
注意点④：写真は印刷後に貼り付ける
証明写真は、履歴書に印刷して組み込むのではなく、あとから貼り付けるのが一般的です。違和感なく収まるよう、適切な位置に配置しましょう。貼り付ける際は、はがれてしまわなよう、しっかりとのり付けします。
また、証明写真は、写真館で取ったもの、スピード写真でとったものが好ましいものの、最近ではスマートフォンアプリで撮影できるサービスもあり、アルバイト・パートの応募であれば利用可能です。とはいえ、プロのサポートを受けながら写真館で撮影・プリントしたものは、クオリティの高い写真になるのでおすすめです。
第一印象を大きく左右する証明写真は、採用担当者が注目するポイントです。服装や表情、背景など、細部までこだわって準備しましょう。
なお、履歴書をデータで提出する場合は、写真画像を履歴書の所定欄に貼り付けて送付しましょう。写真画像はpngやjpgで保存されているものがおすすめです。
注意点⑤：履歴書をメールで送付する場合はPDFで
履歴書をメールで送る際は、ファイル形式をPDFに統一しましょう。WordやExcelのままだと、相手のパソコン環境で文字化けを起こす恐れがあります。意図的に編集されてしまうおそれもあるため、PDFにして送るのが一般的です。また、PDFにすれば、レイアウトが崩れる心配もありません。
ファイルの名前は「氏名履歴書.pdf」「提出日_氏名_履歴書.pdf」など、一目で内容がわかるものをつけましょう。メールの件名も「【履歴書の送付】◯◯（氏名）」など、どういったメールなのかわかるように書くのを忘れずに。
メールに添付するファイルの容量にも注意が必要です。目安は3MB以内。大きすぎるファイルは、受信側で開けないこともあるので要注意です。
履歴書はパソコン作成と手書きどちらがいい？
履歴書の作成方法には、パソコンを使う方法と手書きで書く方法の2つがあります。どちらで作成しても問題はありませんが、状況やアピールしたいことなどに応じて使い分けるとよいでしょう。
【パソコンで作成するのがおすすめなケース】
- パソコンスキルをアピールしたい場合
- 読みやすさを求める場合
- 企業や店舗からデータ提出を求められている場合
【手書きで作成するのがおすすめなケース】
- 字のきれいさをアピールしたい場合
- 人柄が伝わるよう気持ちを込めて作成したい場合
ただし、これはあくまで一般論です。応募要項に履歴書の書き方などについて指定がある場合は、それに沿って作成するのがルールです。指定がない場合、どちらの方法で作成しても問題ありません。
いずれにせよ、採用担当者に好印象を与えられるよう、見やすくミスのない履歴書を作ることが大切です。自分の長所が最大限伝わるよう、内容を吟味しながら作成していきましょう。
まとめ
履歴書フォームのコピーは、著作権や商標権侵害のリスクがあるため、控えましょう。手書きの履歴書をコピー印刷して使い回すことも、応募先にマイナスの印象を与えかねません。また、自己PRや志望動機などは使い回さずに、応募先に合わせて一つひとつ作成することをおすすめします。
パソコンで履歴書を作る際は、基本情報以外の部分は応募ごとに変更しましょう。誤字脱字のチェックも忘れずにすることです。印刷時は紙の種類や文字の見やすさに注意が必要です。メールで送る場合は、ファイル形式をPDFに統一するのがベターです。
アルバイトやパートに応募する際は、履歴書が第一印象を決める大事な要素です。気持ちを込めて、誠実に書き上げることが採用への近道と言えるでしょう。
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