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目次
アルバイトやパートの求人に応募する際、履歴書の提出を求められることがあります。近年ではメールでの履歴書提出が増えてきましたが、そこには一定のマナーが存在します。提出のマナーを間違えると、合格の機会を逃してしまうかもしれません。
本記事では、履歴書をメールで送る際のマナーについて解説します。履歴書をPDFにする方法やメールの書き方についても紹介するため、アルバイトやパートの求人に応募する予定のある人はぜひ参考にしてください。
履歴書は応募先から指示されたらすぐに送ろう！
アルバイトやパートの求人に応募した際、応募先の企業から履歴書の提出を求められることがあります。提出期限が設定されていたとしても、期限ギリギリではなくできるだけ早く送ることが大切です。履歴書の提出が早ければ「志望度が高い」「仕事もすぐに取り組んでくれそう」という印象を与えられます。履歴書提出の依頼後、2～3日以内を目安に送りましょう。
もしなんらかの理由ですぐに提出できない場合には、応募先に一度連絡を入れること。「提出が遅れる旨」と、「いつまでに送ることができるのか」を伝えましょう。何の断りもなく提出が遅れるのは印象がよくありません。
ただし、一度応募先側に伝えた提出期限は必ず厳守するようにしてください。「遅れると言っておいて、さらに遅れた」となってしまうと、約束を守れない人物だと思われ、信用を大きく損ねてしまう恐れがあります。
履歴書をメールで送る際のマナー
応募先によって、履歴書の提出方法は異なります。ここでは、メールで履歴書の提出を求められた場合に守るべきマナーについて説明します。
指定がない限り、履歴書はPDFで送る
企業からとくに指定がない場合、履歴書はPDFファイル形式で送りましょう。
WordやExcelなどの文書ファイルのまま送ると、応募先の環境によってはファイルを開けなかったり、レイアウトが崩れて読みづらくなったりする恐れがあります。また、WordやExcelのまま送ってしまうと、先方の操作で誤って消してしまったり上書きされてしまう可能性もあります。
一方、PDFならOSや使用ソフトに左右されず、作成当時の見た目のまま開くことができ、改ざんのリスクも防げるのでおすすめです。
担当者がわかりやすいようにファイル名を変える
履歴書のファイル名は、採用担当者にとってわかりやすいものにしましょう。「履歴書.pdf」といったファイル名では、どの応募者からのものかわからなくなってしまう可能性があります。
そのため、応募者の氏名と提出日、応募職種などを組み合わせたファイル名にすることがおすすめです。いつ誰がどの職種に応募したのかが一目瞭然になり、採用担当者も書類を整理しやすくなります。
【ファイル名の例】
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必要に応じてセキュリティ対策も
履歴書をメールで送る際のセキュリティ対策は、必須というわけではありません。しかし、履歴書には氏名や住所、電話番号など、多くの個人情報が含まれています。メールの誤送信によってこれらの情報が外部に漏洩するリスクがあるため、セキュリティ対策を施しましょう。
セキュリティソフトを入れておく、文書にパスワードをかけておくなど、必要に応じて設定しておくことで、企業側に「個人情報保護に対する意識がある」と印象を与えられる可能性があります。
履歴書をPDFにする方法
ここでは、WordやExcelのファイルや手書きの履歴書をPDFに変換する方法について解説します。
WordやExcelをPDFにする方法
WordやExcelも、基本的にファイルをPDF化する手順は同じです。ここでは、WordファイルをPDF化する手順を紹介していきます。
1.左上の「ファイル」をクリックする
2.「名前を付けて保存」をクリックする
3.ファイルの種類から「PDF」を選択し、「保存」をクリックする
PDF化する際、ファイルの保存先を確認しておきましょう。どこに保存したかわからなくなる可能性がある場合には、デスクトップに保存しておくことがおすすめです。
手書きの履歴書をPDFにする方法
手書きで作成した履歴書のPDF化は、自宅にある複合プリンターまたはコンビニのマルチコピー機で行えます。スキャン機能を使用してPDF化し、USBメモリーやスマホにデータを保存しましょう。
コンビニでPDF化する手順として、ここではセブンイレブンのマルチコピー機を使用した方法を紹介します。
- マルチコピー機で「スキャン」を選択する
- 「USBメモリーへ保存」を選択し、USBメモリーを接続する
- ファイルの保存形式として「PDF」を選択する
- 解像度を選択する
- 履歴書をセットして、「原稿を読み取る」を選択する
- 読み取った画像を確認する
- 画像に問題がなければ「これで決定 読み取り終了」を選択する
- お支払方法を選択する
- 「保存スタート」を押す
履歴書をスキャンする際は、解像度を400dpiに設定することがおすすめです。解像度を高くすると文字がくっきりと見えるようになりますが、ファイル容量も大きくなってしまいます。また、PDFに変換したデータは提出前に読みやすいか、すぐに開くことができるかを確認しておきましょう。
履歴書をメールで送る際の件名・本文の書き方
履歴書をメールで送る際は、件名と本文の書き方にも気を配る必要があります。採用担当者がすぐに気づくことができるよう、わかりやすい内容にしましょう。ここでは、履歴書送付の際の件名と本文の書き方について解説します。
件名
採用担当者は、１日に何通ものメールを受け取っている可能性があります。送ったメールが見落とされないように、履歴書を添付したメールであることが一目でわかる件名をつけましょう。具体的には、「履歴書送付」「〇〇職応募」など、メールの目的を端的に示したうえで、応募者の氏名をフルネームで記載することがおすすめです。
【件名の例】
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本文
メールの本文は、「宛名」「挨拶」「用件」「結びの言葉」で構成されます。以下でそれぞれのポイントを確認しておきましょう。
| ポイント | |
|---|---|
| 宛名 |
|
| 挨拶 |
|
| 用件 |
|
| 結びの言葉 |
|
署名
最後に署名として、連絡先をまとめて記載します。具体的には、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを罫線で囲んでまとめましょう。
氏名に読みが難しい漢字が含まれている場合や読み方が一般的でない場合には、ふりがなを振ることがおすすめです。また、電話番号やメールアドレスが複数ある場合には、もっとも連絡の取りやすいものを選びましょう。
【署名の例】
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 〒〇〇〇-〇〇〇〇 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ |
【パターン別】履歴書をメールで送る際の文章例
ここからは、履歴書をメールで送る場合の文章例をパターン別に紹介します。
企業から履歴書の送付指示があった後にメールを送る場合
企業から履歴書の送付指示があった場合に送る、メールの文章例を紹介します。
【メール例文】
【件名】履歴書送付の件／山田太郎 【本文】 株式会社〇〇 お世話になっております、〇〇職に応募しました。山田太郎です。 先ほどはお忙しいなかお時間いただき、ありがとうございました。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 〒〇〇〇-〇〇〇〇 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ |
企業へ直接メールを送って応募する場合
求人掲載サイトの求人情報を見て、企業へ直接メールを送る場合のメールの文章例を紹介します。
【メール例文】
【件名】履歴書送付の件／山田太郎 【本文】 株式会社〇〇 初めてご連絡させていただきます。山田太郎と申します。 この度、〇〇に掲載されておりました貴社の△△職の求人を拝見し、これまでの私の経験を活かしたいと思い、応募させていただきました。 つきましては、履歴書を添付いたします。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 〒〇〇〇-〇〇〇〇 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ |
履歴書にパスワードをかけて送りたいときはどうしたらいい？
セキュリティ対策の一つとして、PDFにパスワードをかけて添付し、別のメールでパスワードを送るPPAP（Password Protected Attachment Protocol）という方法があります。しかし、メールが盗聴されるリスクのあることや、ZIP形式の暗号強度が弱いことなど、問題点も指摘されています。実際に、内閣府はPPAPの利用をやめる方針を発表しました。
そのため、履歴書を添付するメールにセキュリティ対策を施す場合には、クラウドストレージサービスを使用することがおすすめです。履歴書のPDFをクラウドにアップロードし、閲覧用のURLをメールで送るという方法です。暗号化通信を用いてファイルを保存するため、ファイルが不正に入手されるリスクを減らすことができます。
【クラウドストレージサービスを使用して履歴書を送る場合の文章例】
【件名】履歴書送付の件／山田太郎 【本文】 株式会社〇〇 初めてご連絡させていただきます。 山田太郎と申します。 この度、〇〇に掲載されておりました貴社の△△職の求人を拝見し、これまでの私の経験を活かしたいと思い、応募させていただきました。 下記のクラウドサービスにて、履歴書を共有させていただきます。 https//:～～～～～～～～～～～～～～～～～～ ※ダウンロード期限は〇月〇日、ダウンロード回数は〇回までとなっています。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 〒〇〇〇-〇〇〇〇 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ |
なお、クラウドストレージサービスには、主に以下のようなものがあります。
- Dropbox
- iCloudドライブ
- Google ドライブ
- Box
応募先から指定がなければ、使い慣れているものを使用して送付しましょう。
スマホから履歴書を送るときの留意点
スマートフォンから履歴書を送信する際は、宛先のメールアドレスに間違いがないかどうか、必ず確認することが大切です。うっかり別の人に送ってしまうと、受信者に迷惑をかけるだけでなく、自分の個人情報が漏れてしまう危険性もあります。
また、スマートフォンとパソコンでは、改行位置が異なる点にも注意が必要です。スマートフォンでは、改行のない文章でも自動的に折り返されるため読みやすいですが、パソコンでは改行のない長い文章が続いて表示されます。どれだけ文章にこだわっても、改行のない場合は読みにくい印象を与えてしまうものです。履歴書を受け取る担当者はパソコンで確認する可能性が高いため、パソコン画面で見られることを意識して、適宜文章を改行しましょう。
履歴書をメールで送る前のチェックリスト
履歴書をメールで送る前に確認しておくべきことを以下にまとめました。メールを送付する際のチェックリストとしてお使いください。
| チェックリスト | チェック |
|---|---|
メールアドレスに間違いはないか | □ |
社名や担当者名に誤りはないか | □ |
件名が抜けていないか | □ |
件名や本文がわかりやすい内容となっているか | □ |
誤字脱字がないか | □ |
添付ファイルは指定の形式になっているか | □ |
履歴書のファイル名はわかりやすいものになっているか | □ |
ファイルの添付漏れはないか | □ |
添付ファイルは問題なく開けるか | □ |
履歴書のレイアウトが崩れていないか | □ |
まとめ
履歴書をメールで送る際は、志望度の高さをアピールするためにも、できるだけ早く対応することが重要です。PDFファイルで送ることを基本とし、ファイル名は担当者にわかりやすいものを設定しましょう。必要に応じてセキュリティ対策を講じることもおすすめです。
本記事では、履歴書をPDF化する方法や、件名・本文の書き方についても解説しました。ぜひ本記事の内容を参考にして、気になる求人に履歴書を送りましょう。
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