タイミーが自分たちの経理部門でタイミーを導入。バックオフィス業務こそ「スキマ活用」で人手不足問題を解消できます

人々の「働きたい時間」と企業や店舗の「働いてほしい時間」をマッチングするスキマバイトサービス「タイミー」は、全国500万人の働き手の方にご利用いただいており、4万6,000社／130,000拠点で導入されています（2023年9月現在）。

タイミーは、飲食・販売業の接客スタッフ、物流業の軽作業員、運送業の配達員といったポジションの募集が多い傾向にありますが、実は企業の経理・総務・人事といった管理部門や事務系職種の人手不足解消にも力を発揮することは意外と知られていません。

「管理部門の仕事には専門知識が必要」「業務の機密性が高く社員以外に任せるのは不安」と思われるかもしれませんが、ワーカーさんにお任せする業務の切り分け方や受け入れ方法をほんの少し工夫するだけでタイミーを活用できる環境を構築できます。

そこで今回は、私たちタイミー自身がタイミーを使ってワーカーさんの募集・受け入れを行い、経理部門の業務軽減および効率化を実現した事例をご紹介します。

弊社内でのタイミー活用を起案し、体制構築を推進した取締役 CFO・八木智昭、コーポレート本部 経理G マネージャー・竹田一平へのインタビューを実施。導入までの経緯や業務切り分けのコツ、受け入れに関する工夫、導入後の効果などについて詳しく聞きました。

★マニュアル化のご相談はお気軽にどうぞ！（問い合わせ先は記事最後をご覧ください）

スタートアップ共通の悩み。タイミーの経理部門がタイミーを使ってみた理由

——自社のコーポレート本部 経理Gでタイミーを導入した理由や背景を教えてください。

コーポレート本部 経理G マネージャー・竹田一平（以下、竹田）：
弊社の社員数が一気に増えてきたことにより経理Gの業務量が増大し、決算などのコア業務を圧迫していました。そこで昨年の7月、必ず社員が担当しなければならない業務と誰にでもお願いしやすい業務を精査し、後者の業務をタイミーワーカーさんにお任せしようと決めました。ワーカーさんに担当いただいた業務は、社内の立替経費のデータ取り込みや入力作業などです。

取締役 CFO・八木智昭（以下、八木）：
実際に、メンバーからも「コーポレート部門でもタイミー使ってみたい！自分たちで使ったことをノウハウにして、さまざまな企業に伝えることで、他社の活用も増えるんじゃないか」って提案もあったんです。

——社員だけでは回らない状況だったということですね。やはり経理などの管理部門の正社員採用は難しいのでしょうか？

八木：
そう感じています。とくにタイミーは若い会社なので、大企業の経理業務のようにマニュアルや業務フローが完全に確立されているわけではありません。かつ、組織にしても業務にしても、まだまだ新しいものを作り上げていかなければならないフェーズですので、目の前の決められた経理業務だけをやっていればOKというわけにもいきません。

取締役 CFO・八木智昭

経理の経験や専門性に加えて、タイミーのような「スタートアップで活躍できるマインド」を持った方を求めているのですが、その双方を満たす人材はマーケットにもほとんどいないため、結果的に弊社のバックオフィスは常時人手不足という状態です。

竹田：
私が採用面接を担当していて感じるのは、経理や財務といったバックオフィス系の皆さんは基本的に保守的な傾向にあります。大企業の経理部門でキャリアを積んでいる方であっても、いざスタートアップで働くとなると二の足を踏んでしまう方が少なくありません。

八木：
タイミー以上にアーリーなフェーズのスタートアップになると、管理部長一人とアルバイト数人で業務を回している会社も多いですよね。管理部門における正社員採用の難しさや人手不足は、弊社も含めた多くのベンチャー、スタートアップに共通する課題であると感じています。

オフィスワークはワーカーさんにも大人気。マッチングには1日も掛からなかった

——実際にワーカーさんにお願いした経理業務について教えていただけますか？コーポレート本部 経理G マネージャー・竹田一平

竹田：
最初に必ず社員が担当すべき業務領域を抽出した上で、ワーカーさんにお願いできる業務を切り出していきました。

具体的には経費精算のデータ取り込みと入力作業、領収書が未回収となっている社員の抽出とデータ入力、領収書や請求書のファイリング、紙で受け取った証憑の電子情報化（スキャン）と格納、営業社員がいただいた名刺のSFAへの取り込みなどです。

これらの業務を切り出した後、事前にワーカーさん用の業務手順マニュアルを作成し、文字や写真を用いることで誰にでも理解してもらえるような体裁でまとめました。

——タイミーでワーカーさんの募集をかける際に気を付けたことはありますか？

竹田：
基本的なマッチング条件の設定に加え、「領収書やレシートを確認いただきます」「パソコンでファイルの入力や編集をしていただきます」といったように、パソコンを使用する仕事であることや実際の作業をイメージしてもらえるような依頼内容の記載を心掛けました。アバウトに「経理業務の一部をお任せします」とだけ記載してしまうと、実際にどんな仕事をするのかイメージしにくいですからね。

——タイミーでの求人公開からマッチングまでに掛かった時間はどのくらいでしたか？

竹田：
数分〜数時間程度でしょうか。必要な数のワーカーさんとマッチングするのに1日は掛からなかったと思います。オフィスワークはワーカーさんからの人気も高いようです。

八木：
弊社も現在は汐留に移転しましたが、昨年7月頃は池袋駅から徒歩数分の場所に本社を構えていました。飲食や物流、配送といった現場系の仕事の多くは郊外の店舗や事業所が勤務地となりますが、経理などの管理系の仕事は本社勤務となるケースが多いため、現場系の仕事と比べて勤務地へのアクセス条件が良いことも人気の高さにつながっていると思います。

竹田：
都心部という勤務地に加えて、パソコンスキルをマッチング条件にしていたので、パソコンができる学生さんや主婦層の方々が多かったですね。

ワーカーさんにリピーターになってもらうことでレクチャー工数を削減

——ワーカーさんの受け入れや仕事の任せ方などで気を付けていたことがあれば教えてください。

竹田：
ワーカーさんとは事前に秘密保持契約を結ばせていただいた上で、社内のデータベースに直接アクセスするような業務はお任せせず、必要に応じて社員がファイルをダウンロードしてワーカーさんにお渡しする方法を採用しました。

また、社員一名が現場に常駐することでワーカーさんの業務アシストや質疑応答に対応できる体制を組みました。弊社の場合、広げて確認しなければならない証憑の数が多かったので会議室を使用しましたが、お任せする作業内容によっては会社の執務室で一緒に作業をしても問題ないと思います。

八木：
スタートアップやベンチャーの場合、ワーカーさんに仕事をお願いするために社員一人分の工数を割くのは難しいと思いますが、業務マニュアルなどを上手に活用すれば「常に質疑応答を受け付けなければならない」「常に作業を指示しなければならない」という忙しない状況にはならないと思います。

実際に活用しているマニュアル。未経験でも対応できるよう証憑管理についての説明も

竹田：
弊社で常駐を担当した社員も常にワーカーさんに付きっ切りというわけではなく、パソコンで別の作業をしながら要所要所でワーカーさんとコミュニケーションを取っていましたし、必要に応じて席を外すこともできる状況だったので、社員一名分の工数が丸々取られてしまう感じはありませんでした。依頼する業務の型化やマニュアル化がしっかりしていれば社員を常駐させる必要もないと考えています。

——その他、ワーカーさんとのコミュニケーションで心掛けたことやワーカーさんを即戦力化する上で工夫したポイントがあれば教えてください。

竹田：
従業員とワーカーさん、あるいはワーカーさん同士が気軽に会話ができる和やかな雰囲気や職場環境を作ることを心掛けています。また、即戦力化については業務のマニュアル化、作業ファイルの型化、社員によるレクチャー、ワーカーさんが迷った場合に即座に解決できる体制の構築を意識していました。

さらに、次回以降も来ていただきたいワーカーさんについては、作業いただいた当日その場で次回以降のマッチングをご相談させていただくなど、可能な限りリピーターになってもらえるようなアプローチを取っていました。リピーターのワーカーさんが増えることでレクチャーの工数も減りますし、業務の質自体も上がっていきますからね。

八木：
経理の場合、経費処理など毎月ルーチンで回っている業務がほとんどです。そのため予定も組みやすく「1か月後の月末も来ていただけますか？」といった感じでワーカーさんに対しても次回以降のマッチングをご相談しやすいという特徴もあるんです。

バックオフィスにはコア業務と切り分けて考えられる業務がたくさんある

——タイミーの経理Gがタイミーを使ってワーカーさんに一部の業務をおまかせしたことで、どのような効果・成果が得られたのでしょうか？

竹田：
証憑管理など切り出してワーカーさんにお任せした業務に関してはすべて期間内に終えていただくことができました。それにより社員は機密性の高い決算などのコア業務に専念でき、経理Gの業務全体を効率良く回すことができましたね。

八木：
経理業務は月末・月初・期末など忙しくなる時期が決まっていますが、これらの繁忙期のためだけに社員を雇うとなるとタイミーとは比較にならないコストが掛かりますし、繁忙期以外の期間は逆に暇を持て余してしまうことになります。忙しくなる時期にだけスポット的に人手を確保できるタイミーは、経理部門でも非常に使い勝手がいいサービスと言えるでしょうね。

竹田：
ワーカーさんから業務内容に関するフィードバックをいただくこともありました。ワーカーさんは経理業務のプロフェッショナルではないからこそ、あらゆる業務を新鮮かつ客観的な視点で見ることができます。「これって何のためにやっているんですか？」「別の方法でできませんか？」といったワーカーさんの率直な意見が業務改善の糸口やヒントになることもあるんです。

——ワーカーさんと良好な関係を築いていたからこそ貴重なご意見をいただけたのでしょうね。そうしたワーカーさんの中から長期アルバイト雇用になった方もいらっしゃるとお聞きしました。

竹田：
そうですね。お一人ですが学生のワーカーさんをアルバイト雇用させていただきました。すでに卒業後の就職先も決まっていた方ですが、就職前にアルバイトとして弊社で社会人経験を積みたいと。私たちとしても非常に助かったのでwin-winだったと思います。

——今後もタイミー自らがタイミーを活用して業務効率化や社員の負担軽減を図っていく流れは続きそうでしょうか？

八木：
昨年7月の経理Gでの事例を受け、コーポレート本部全体でバックオフィス業務にタイミーを活用していく方針が決まったほか、弊社内での成功事例をパッケージ化して他社様にご提案・ご提供するためのマーケティング活動を進めているところです。

——多くのお客様が経理や管理業務でタイミーを使っていただけるような仕組みを整えているのですね。

八木：
そうですね。経理などのバックオフィス業務は業界・業種を問わず、すべての会社にとって必要な機能・部門だと思うので、日本中のあらゆる企業様にご利用いただける可能性があると考えています。

お客様が管理業務にタイミーを導入する際、一番のハードルとなるのが業務の切り出しやマニュアル化になると思いますが、弊社側で作成した経理の業務マニュアルを共有させていただける仕組みを整えており、これをもとに各社様の業務や実情に沿ったマニュアルを簡単に作成いただけると思います。また、業務の切り出しに関しては弊社のカスタマーサクセス（担当営業）が直接アドバイスやサポートを行えるような体制を整えています。

竹田：
バックオフィス業務は会社を守る部門であり、質の担保が求められます。社員が質を担保する必要のあるコア業務とワーカーさんにお任せできる業務を切り分けることができれば、社員の負担軽減やモチベーションの向上にもつながり、結果的には会社を守るコア業務の質の向上にもつながっていくはずです。経理などの管理業務に課題を抱えている皆様は、ぜひ一度タイミーを試していただきたいと思っています。

八木：
今回はタイミーでの経理の事例を中心に紹介しましたが、冒頭にお話ししたようにスタートアップやベンチャーのフェーズによっては経理・総務・人事のバックオフィス業務を極めて少人数で回している企業様が少なくありません。

企業の規模やバックオフィス業務の領域に関わらず、総務系のイベント業務や書類・ファイル整理など、コア業務と切り分けて考えられる業務はまだまだたくさんあるはずです。タイミーはこのような業務領域で発生している課題や人手不足を解決する有効な手段の一つになると考えていますので、まずはお気軽にご相談いただけると嬉しいですね。

マニュアル化も含め、お気軽ご相談ください！
タイミーに興味を持たれた事業者様はこちら

【タイミー】スキマバイト募集サービス | 求人掲載はこちら

タイミーは、「働きたい時間」と「働いて欲しい」時間をマッチングするスキマバイト募集サービスです。企業様は来て欲しい時間や求めるスキルを設定するだけで、条件に合った働き手が自動的にマッチングします。

business.timee.co.jp

いますぐTimeeをダウンロード

• 
• 

タイミーラボ編集部

タイミーラボは、株式会社タイミーによるオウンドメディアです。

https://lab.timee.co.jp/